1. กำหนดแผนก หรือหน้างาน หรือ ชื่อไซต์งาน

1. Define the department, job site, or project site name.

2. กำหนดฐานข้อมูลของสินค้า, วัสดุก่อสร้าง, ตลอดจนวัสดุสิ้นเปลืองงานก่อสร้างต่าง ๆ

2. Define the database of products, construction materials, and all types of construction consumables.

3. กำหนดฐานข้อมูลผู้จำหน่าย

3. Define the supplier database.

4. กำหนดตฐานข้อมูลลูกค้า

4. Define the customer database.

5. กำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ต้องใช้

5. Define the details of various required expenses.

6. กำหนดรายละเอียดรายได้

6. Define the details of income.

7. บันทึกรับวัสดุก่อสร้าง หรือสินค้าเข้ามาในกิจการ ซื้อวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตเข้ามาในกิจการ (เมนู 1/2 หรือ 1/4) (ในส่วนของแผนก จะระบุหรือไม่ระบุก็ได้ แต่ถ้าเป็นการซื้อแล้วตัดเป็นค่าใช้จ่ายเลย แนะนำให้ระบุแผนกค่ะ)

7. Record the receipt of construction materials or products into the business, including the purchase of raw materials for production. (Menu 1/2 or 1/4)
Specifying the department is optional. However, if the purchase is recorded as an expense immediately, it is recommended to specify the department.

8. โปรแกรมจะบันทึกรายการ ลงในสมุดรายวัน รับรู้เป็นวัสดุก่อสร้างคงเหลือ หรือสินค้าคงเหลือ ภาษีซื้อ (ถ้ามี) ไปพร้อมๆ กับการตั้งเจ้าหนี้ (ตัวอย่างในคลิปเป็นการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual นะคะ )

8. The system will record the transaction in the journal, recognizing it as construction materials on hand or inventory, along with input VAT (if applicable), and simultaneously create an accounts payable entry. (The example shown in the video demonstrates a Perpetual inventory accounting method.)

9. เมื่อสโตร์เบิกวัสดุก่อสร้างออกไป ให้เข้าไปบันทึกเบิก พร้อมระบุว่าเอาไปใช้ที่หน้างานไหนที่ช่องแผนก เพื่อที่โปรแกรมจะได้บันทึกต้นทุนค่าใช้จ่ายเข้าไปในหน้างานนั้น ๆ ได้ถูกต้อง

9. When construction materials are issued from the store, the issuance must be recorded. Be sure to specify the job site or department where the materials will be used, so the system can accurately allocate the cost to the corresponding project or work site.

10. โปรแกรมจะบันทึกรายการ ลงในสมุดรายวัน โดยทำการตัดยอดสินค้า หรือวัสดุก่อสร้างออกจาก Stock แล้วผลักมูลค่าของสินค้า หรือวัสดุก่อสร้างที่ใช้ไป เข้า “งานระหว่างก่อสร้าง”

10. The journal entry will deduct the cost of goods or construction materials from inventory and allocate the value to the “Construction in Progress” account.

11. จากนั้นไปบันทึกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงาน เช่น เบี้ยเลี้ยง ค่าแรง ค่าล่วงเวลา ค่าน้ำ-ค่าไฟฯ โดยระบุลงไปเลยว่าเป็น ค่าใช้จ่ายของหน้างานไหน (เมนูซื้อ / บันทึกค่าใช้จ่ายอื่น ๆ)

11. Next, record all operational expenses incurred during the project such as per diem, labor costs, overtime, utility expenses (e.g., water and electricity), and clearly specify which job site each cost belongs to. (Use the Purchase Menu > Record Other Expenses.)

โปรแกรมจะบันทึกรายการลงในสมุดรายวันให้ โดยแยกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เข้าไปในแต่ละโครงการ หรือ JOB / The system will automatically record the journal entries and allocate each expense to the corresponding project or job.

หากต้องการผลักค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เข้า “งานระหว่างทำ” ก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยบันทึกรายการที่ “สมุดรายวันทั่วไป” โดยบันทึกรายการของค่าใช้จ่าย เข้ากับงานระหว่างก่อสร้าง

If you wish to allocate the incurred expenses to “Construction in Progress,” you can do so by recording the transactions in the General Journal and assigning the expense entries to the Construction in Progress account.

12. เมื่อโครงการแล้วเสร็จ หรือเมื่อต้องการปรับงานระหว่างทำเข้าต้นทุน ให้ไปทำการกลับรายการ สมุดรายวันทั่วไป เข้าบัญชีต้นทุน

12. When the project is completed, or when you wish to transfer Construction in Progress (CIP) to cost accounts, you can reverse the original entry through the General Journal and reclassify the amount into the appropriate cost accounts.

13. ในระหว่างก่อสร้าง สามารถเปิดใบแจ้งหนี้เพื่อแจ้งไปยังลูกค้า ให้เตรียมจ่ายชำระหนี้

13. While the construction is in progress, an invoice can be issued to inform the client of the upcoming payment due.

โปรแกรมจะรับรู้รายได้ ไปพร้อมกับการรับรู้ลูกหนี้

Revenue is recognized concurrently with the creation of accounts receivable entries.

ในอุตสาหกรรมก่อสร้าง การบริหารการเงินอย่างมีประสิทธิภาพคือหัวใจของความสำเร็จ เนื่องจากการก่อสร้างเป็นธุรกิจที่มีโครงสร้างต้นทุนซับซ้อน และมีความเสี่ยงสูงในการเกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ล่วงหน้า โปรแกรมบัญชี EXPRESS จึงถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน และลดความผิดพลาดในการจัดการบัญชี โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจก่อสร้างที่ต้องควบคุมโครงการหลายโปรเจกต์พร้อมกัน และมีการเบิกจ่ายทรัพยากรจำนวนมากในแต่ละวัน

เหตุผลที่ควรเลือกใช้โปรแกรม EXPRESS สำหรับธุรกิจก่อสร้าง

เมื่อต้องเลือกใช้ซอฟต์แวร์บริหารการเงิน สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงความท้าทายเฉพาะที่พบในอุตสาหกรรมก่อสร้าง ซึ่งแตกต่างจากธุรกิจทั่วไปอย่างมาก ทั้งในด้านโครงสร้างต้นทุน การควบคุมงบประมาณ และการบริหารจัดการทรัพยากรที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

โปรแกรมบัญชีก่อสร้าง ได้ถูกพัฒนาเพื่อตอบโจทย์เหล่านี้โดยตรง ด้วยเครื่องมือที่ช่วยควบคุมงบประมาณโครงการ ติดตามรายจ่ายอย่างแม่นยำ และวางแผนการใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด จึงช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดค่าใช้จ่ายเกินจริง และทำให้การบริหารงานก่อสร้างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

• รองรับการทำบัญชีแบบแยกโครงการ (Job Costing) ช่วยให้ติดตามรายรับรายจ่ายของแต่ละโปรเจกต์ได้ชัดเจน
• ลดความสูญเสียจากสต๊อกวัสดุที่ไม่ได้รับการตรวจสอบหรือลงบันทึก
• เพิ่มความโปร่งใสในการดำเนินโครงการ และการจัดการด้านบัญชีให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
• ช่วยให้สามารถวิเคราะห์ต้นทุนจริง เทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• รองรับการเติบโตของธุรกิจในระยะยาว ด้วยความสามารถในการจัดการหลายโครงการและหลายทีมงานพร้อมกัน

ฟีเจอร์เด่นที่ตอบโจทย์ธุรกิจก่อสร้าง

อีกหนึ่งฟีเจอร์สำคัญของ โปรแกรมบัญชีก่อสร้าง คือ ความสามารถในการเสริมสร้างการสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในโครงการ ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร ผู้ควบคุมต้นทุน วิศวกร หรือทีมบัญชีด้วยระบบรายงานที่ชัดเจน และการเข้าถึงข้อมูลทางการเงินแบบเรียลไทม์ ทุกฝ่ายสามารถติดตามสถานะโครงการร่วมกันได้อย่างใกล้ชิด ซึ่งช่วยให้เกิดการตัดสินใจร่วมกันอย่างมีข้อมูลรองรับ ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม และนำไปสู่ผลลัพธ์ของโครงการที่มีคุณภาพมากยิ่งขึ้น

• ระบบบัญชีแยกโครงการ: สามารถเปิด Job หรือไซต์งานได้แบบแยกบัญชี ทำให้สามารถวิเคราะห์กำไร/ขาดทุนรายโครงการได้
• บริหารจัดการสต๊อกวัสดุก่อสร้าง: บันทึกการซื้อ เบิกใช้งาน และโอนย้ายระหว่างคลังได้อย่างครบถ้วน
• เชื่อมโยงใบสั่งซื้อ, ใบเบิก, ใบแจ้งหนี้: เพิ่มความแม่นยำและลดความผิดพลาดจากการใช้เอกสารกระดาษ
• รองรับการออกเอกสารภาษีครบถ้วน: ใบกำกับภาษี, ใบเสร็จรับเงิน, ใบหัก ณ ที่จ่าย ตามมาตรฐานกรมสรรพากร
• รองรับหลายไซต์งาน และสามารถสรุปรายงานแยกตามคลังหรือโครงการได้ตามต้องการ
• ฟีเจอร์คาดการณ์กระแสเงินสด: คำนวณจากใบแจ้งหนี้และรายรับที่คาดว่าจะได้รับ เพื่อวางแผนเงินทุนหมุนเวียนได้แม่นยำ
• รายงานอัตโนมัติ: งบทดลอง งบกำไรขาดทุน รายงานเจ้าหนี้-ลูกหนี้ รายงานสต๊อกคงเหลือ เป็นต้น ซึ่งสามารถตั้งค่ารูปแบบรายงานให้เหมาะกับลักษณะธุรกิจได้

ประโยชน์เพิ่มเติมของการใช้ EXPRESS ในธุรกิจก่อสร้าง

นอกจากการควบคุมทางการเงินแล้ว โปรแกรมบัญชีก่อสร้าง ยังช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามกฎระเบียบของอุตสาหกรรมได้อย่างถูกต้องอีกด้วย ด้วยระบบที่สามารถจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีอย่างเป็นระบบ และออกเอกสารรายงานที่จำเป็นตามมาตรฐานที่กำหนด

ผู้รับเหมาและผู้บริหารโครงการจึงสามารถมั่นใจได้ว่า ธุรกิจของตนจะสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมาย ลดความเสี่ยงในการถูกปรับ ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย และป้องกันความล่าช้าในการส่งมอบงานที่อาจเกิดจากปัญหาด้านเอกสารหรือการไม่ปฏิบัติตามข้อบังคับ

• ลดเวลาในการปิดบัญชีรายเดือน ทำให้สามารถออกรายงานได้อย่างทันท่วงที
• เชื่อมต่อกับระบบบริหารโครงการอื่น เช่น โปรแกรมบริหารไซต์งาน เพื่อให้ข้อมูลซิงค์แบบเรียลไทม์
• รองรับการบันทึกบัญชีแบบคงค้าง (Accrual) และการรับรู้รายได้ควบคู่กับบัญชีลูกหนี้
• จัดการระบบเงินเดือนและค่าแรงในโครงการ เพื่อให้ต้นทุนแรงงานสะท้อนในรายงานโครงการอย่างแม่นยำ
• สร้างภาพรวมงบประมาณของแต่ละโครงการ ทำให้สามารถวิเคราะห์และวางกลยุทธ์ได้แม่นยำยิ่งขึ้น